VPKB-Archieven op nationaal vlak

Zoals u in de synodedocumenten 2018 kon lezen, werden midden 2016 twee historici-archivarissen aangesteld om op professionele wijze onze archieven grondig te inventariseren en geheel op orde te brengen. Daarmee kwam de Synodale Raad tegemoet aan de in onze Kerkorde neergeschreven eis tot zorgzaamheid voor het archief en werd een decennialange roep verhoord. Zoals bij de aanstelling van de archivarissen was gepland, hebben zij een catalogus opgesteld, waarin het complete VPKB-archief is opgenomen. Deze grondige aanpak van het VPKB-archief bracht de voorbije jaren een hele dynamiek en

enthousiasme op gang. Niet alleen kon het archief verrijkt worden met bijkomende waardevolle documenten, ook vonden er informatiebijeenkomsten plaats waarop beide archivarissen diverse geledingen van onze VPKB (Coördinatoren, Commissies en Werkgroepen, secretariaat van de voorzitter, onderwijssecretariaat…) instrueerden over methodisch archiveren, daarin ingaand op allerlei vragen over zowel wat te bewaren als op welke wijze en op welke gegevensdrager, over digitale veiligheid, enz.

 

VPKB-Archieven op plaatselijk vlak

Als sluitstuk van hun zeer omvattende werkzaamheden hebben beide archivarissen voor

onze plaatselijke kerken een syllabus opgesteld met richtlijnen voor het archiveren én zullen zij een korte cursus inrichten, bijvoorbeeld in elk van onze zes districtsvergaderingen een anderhalf uur durende sessie. De Synodale Raad verzoekt de plaatselijke gemeenten met klem om hem te melden wanneer zij benaderd worden door centra, organisaties of individuen die hun diensten aanbieden om zich over het plaatselijk archief te ontfermen en daar niet op in te gaan.

 

VPKB-Archieven van de districtsbesturen, coördinaties, commissies…

Het districtsbestuur Oost- en West-Vlaanderen en de coördinatie Administratie en Financiën kwamen met een heel interessante vraag namelijk wat er gebeuren moet met de oude archieven wanneer er een wissel is van secretaris of voorzitter. Blijven dergelijke archieven dan bij de oud-secretaris of oud-voorzitter of kunnen die terecht in het algemene archief van de VPKB te Brussel?

Na overleg werd besloten, dat deze archieven weldegelijk naar het Huis van het Protestantisme kunnen gebracht worden op voorwaarde dat ze netjes geordend zijn op datum, duidelijk vermeld staat op de archiefdozen of fardes om welke archieven het gaat en welke jaargang het betreft.

 

Voor verdere inlichtingen, vragen of afspraken verwijzen wij u graag door naar administrateur-generaal Christophe Luyten: christophe.luyten(at)protestant.link