Een goede bewaring van de archieven is noodzakelijk om administratieve, juridische en patrimoniale redenen. De Synode Raad dringt er bij de parochies, districten, werkgroepen en commissies die binnen de kerk werkzaam zijn op aan om het behoud van hun archieven te waarborgen. Zij kunnen contact opnemen met het Centrum voor alle vragen over archiveringsmethoden:
- wat dient er bewaard te worden,
- op welke manier,
- op welke drager (papier of digitaal) enz.
Voor de kerkgemeenten: de archivarissen hebben een syllabus voor lokale kerken geschreven met richtlijnen voor archivering. Download deze syllabus hier. In geval van moeilijkheden kunnen de verantwoordelijken van lokale kerken contact opnemen met het Protestantse Archiefcentrum Boudin-Willems.
Indien kerkgemeenten benaderd worden door centra, organisaties of personen die aanbieden om voor lokale archieven te zorgen, dringt de Synodale Raad er bij hen op aan om niet op dit aanbod in te gaan en de Synodale Raad te informeren.
Voor de districten, commissies en werkgroepen: wanneer de archieven in het gedrang komen (bijvoorbeeld bij een wisseling van secretaris of voorzitter), kunnen ze naar het protestantse archiefcentrum worden overgebracht, bij voorkeur met een beknopte inventarisatie van de overgedragen archieven.
De overdracht van archieven naar het Centrum : soms kan een kerkgemeente, een vereniging, een privépersoon overwegen om archieven aan de VPKB over te dragen (bijvoorbeeld omdat ze met vernietiging worden bedreigd). Het Centrum is a priori geïnteresseerd in documenten over de protestantse aanwezigheid in België. Het werkt met beperkte budgetten en met een beperkte infrastructuur. Voordat we de archieven accepteren, hebben we heldere informatie nodig.
Neerlegging indiening : Form. dépot – neerlegging
