We blijven de verschillende diensten van de VPKB ontdekken. Na de boekhouding is het de beurt aan het secretariaat om zich voor te stellen: ook Laetitia, Khaoula en Ben zetten zich in voor onze VPKB. Steeds met de glimlach. Na de pensionering van Bea Baetens en Christine Van Belle, staat een nieuwe lichting klaar om het werk voort te zetten!

 

Het nieuwe secretariaat van de VPKB gaat alle uitdagingen met een glimlach aan

Veel VPKB-leden hebben regelmatig contact met het secretariaat. Via e-mails en Zoom-vergaderingen heeft iedereen kennis kunnen maken met het nieuwe team van hardwerkende secretarissen in de Brogniezstraat. Maar aangezien zij van thuis uit werken, zullen we nog even moeten wachten om elkaar in levenden lijve te ontmoeten. Laten we in de tussentijd samen het secretariaat ontdekken.

 

Ondersteunen en verwelkomen

De voorzitter wordt in zijn strategische taken bijgestaan door een management assistant. Sinds Bea Baetens met pensioen is, heeft Laetitia Lassman deze taak op zich genomen: zij houdt de agenda van de voorzitter en zijn dossiers nauwlettend in de gaten, helpt bij het stellen van prioriteiten en maakt de notulen van de vergaderingen van de Synodale Raad en de Centrale Raad. Zij stelt ook de weddelijst op. Deze functie vereist niet alleen grondigheid, maar ook een goed overzicht. Bovendien wordt de nieuwsbrief “Synodaal Nieuws”, die aan de predikanten en de kerkenraad wordt toegezonden, geredigeerd door de voorzitter en zijn management assistant.

In een nationale organisatie zoals de VPKB zijn er ook vele administratieve taken, die niet rechtstreeks verband houden met strategie, bv. het opstellen van lijsten, gidsen, het maken van afspraken, links voor zoom-vergaderingen, het verzenden van documenten… dit is de rol van Khaoula El Mounkad. Bezoekers en bellers nemen meestal eerst contact met haar op.

 

Een steeds grotere en complexere werklast in de loop der jaren

Tot een paar jaar geleden konden twee secretarissen alle taken aan. Vandaag is dat niet meer mogelijk. Sinds 2003 is het toezicht op de erediensten overgeheveld van het federale naar het regionale niveau, en is er veel meer contact, bijvoorbeeld over wetgevingskwesties, uitnodigingen om bijeen te komen, enz.

Steven H. Fuite, voorzitter van de Synodale Raad, legt uit: “Wij moeten nu rekening houden met de regels en gewoonten van niet één maar vier entiteiten, die elk een andere benadering van de eredienst hebben. Ook het aantal vergaderingen en bijeenkomsten is toegenomen. Er was een derde persoon nodig in het team.

Ben Verhoeven vertaalt de VPKB-teksten in de drie landstalen. Dat is bijna een voltijdse baan.

Bijna, want Ben en Khaoula hebben ook nog een extra functie. Sinds Christine Van Belle met pensioen is, is het onderwijs verdeeld over de verschillende ARPEE-secretariaten. De Federale Synode zorgt voor het Franstalig onderwijs. Khaoula is verantwoordelijk voor het Nederlandstalig onderwijs en Ben voor het Duitstalig onderwijs.

 

Transparant werken en elkaar steunen

Elke week, zelfs tijdens de lockdown, vergadert het secretariaat met de voorzitter en de secretaris-generaal, Christophe Luyten. Tijdens dit overleg wordt lief en leed gedeeld. De werklast van elke collega wordt besproken om tijdig in te grijpen daar waar nodig.

Centraal in de werkzaamheden staat de Synodevergadering (SV)

De Synodevergadering bepaalt de agenda van het secretariaat gedurende het jaar. De voorzitter en het secretariaat voeren de besluiten van de SV uit en bereiden de komende Synodevergadering voor, met inbegrip van het opstellen van synodedocumenten.

In mei/juni zou de Synodale Raad klaar moeten zijn met zijn verslag aan de SV, met voorstellen voor besluiten die door de SV moeten worden genomen.

Naast dit hoofddocument zijn er de financiële documenten (rekeningen en begrotingen). Alle verslagen van de werkgroepen, commissies en coördinaties, de lijst van alle predikanten en internationale delegaties worden verzameld en vertaald. Voorts zijn de verslagen van de ARPEE-commissies (commissies voor ziekenhuizen, onderwijs, gesloten instellingen en defensie) toegevoegd.

 

Een team dat klaar staat om de uitdagingen aan te gaan

Het duurde eventjes vooraleer de nieuwe werknemers waren ingewerkt. Want Bea Baetens kende, na een carrière van 42 jaar, de VPKB op haar duimpje kende.

Een echte uitdaging, zoals Laetitia en Ben ons vertellen: “We moesten de vele ingewikkelde procedures onthouden en correct toepassen”.

Laetitia benadrukt ook dat het belangrijk is de juiste toon te vinden in de communicatie: “Een professionele en koude stijl van communiceren is hier niet op zijn plaats, waar een zeer familiale sfeer heerst. Ook al wordt een hoog niveau van professionalisme verwacht. Het is soms moeilijk om het juiste evenwicht te vinden.”

 

Een aangename werkomgeving

Het hele team (en niet alleen het secretariaat) is opgetogen over de ontspannen en spontane werksfeer. En Laetitia heeft het over “een baas, de voorzitter, die altijd in een goed humeur lijkt te zijn”.

Ook de flexibiliteit van de organisatie wordt erg gewaardeerd, zoals Khaoula zegt: “Autonomie op het werk is belangrijk om je er goed te voelen. Een beetje vroeger vertrekken in geval van onvoorziene omstandigheden of verplichtingen is onbetaalbaar. De jonge vrouw waardeert ook de serene en schone werkruimte.”

Laten we dit nieuwe team van harte gelukwensen met vele jaren goed werk binnen de VPKB, altijd in een goed humeur! De toekomst kent nog vele uitdagingen.

Laetitia Lassman ziet er ten minste twee: “De digitale evolutie zou de papierberg verkleinen en veel informatie digitaal beschikbaar maken. Een minder ingewikkelde (administratieve) structuur zou makkelijker te volgen zijn voor interne en externe partijen…  Dat gezegd hebbende,” voegt ze er met een grote glimlach aan toe, “denk ik niet dat dat laatste realistisch is. Wie weet?

Foto’s : Laetitia, Khaoula en Ben