De dienst boekhouding van de VPKB: nauwkeurigheid, openheid en teamspirit

Het is een belangrijke les waar de nationale penningmeester van VPKB, Ferdinand Dehousse, ons steevast aan herinnert: “de enige manier waarop de VPKB[1] kan functioneren is dankzij de giften uit de districten. “En om de gelovigen op te roepen om hun Kerk te steunen.”

Dit geld moet worden beheerd als een goede huisvader. Dat betekent dat een langetermijnvisie moet worden ontwikkeld (de uitgaven worden door een jaarlijkse begroting omkaderd en één van de taken van de boekhoudkundige dienst is die begroting te verifiëren en op te volgen). Van onze accountants wordt dan ook verwacht dat zij minutieus en consciëntieus werken (de boekhouding is tot op de cent nauwkeurig).

Dit arbeidsethos neemt niet weg dat er een aangename en ontspannen werksfeer heerst op de boekhoudafdeling.

 

Drie personen zijn verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de financiën van de kerk

De boekhoudafdeling van de VPKB heeft, naast de nationale penningmeester, 2 voltijdse werknemers in dienst, die beiden goed gekend zijn binnen de VPKB:

  • Micheline Tshilemb is belast met het dagelijks boekhoudkundig beheer van A tot Z, het verwerken, aanrekenen en coderen van inkomsten en uitgaven en dus betalingen, de vacaturekosten, het opstellen van de VPKB-begroting (B2) en het afsluiten van de jaarrekeningen.
  • Xavier Moser is verantwoordelijk voor de bijkomende boekhoudkundige analyse; hij berekent de indexeringen, berekent de pensioenen, de activa, de verzekeringen, buigt zich over fiscale kwesties… allemaal onderwerpen die slechts indirect te maken hebben met de boekhouding, maar onmisbaar zijn voor de goede werking ervan. Het is ook via hem dat de rekeningen en begrotingen van de erkende gemeenten passeren.

De volledige boekhouding van de Kerk wordt gevoerd in het kader van vijf vzw’s; het is de vzw Uniprobel die het grootste deel van de financiële werking van de VPKB beheert.

Binnen het boekhoudkundig team is er regelmatig overleg, wat voor een goede vertrouwensbasis zorgt. Zo vraagt Micheline Tshilemb (die houdt van duidelijkheid en openheid) vóór elke betaling de goedkeuring van Ferdinand Dehousse. Dit vanuit het principe dat twee ogen meer zien dan één.

Het werk houdt niet op bij het dagelijks beheer en de boekhoudkundige analyse. Zo worden alle rekeningen van de vzw’s aan het eind van het boekjaar gecontroleerd door een externe boekhouder én door twee controleurs van binnen de kerk. Deze crosschecks zijn er om elke mogelijke fout te vermijden.

 

Het takenpakket van de boekhouding

Wanneer Ferdinand Dehousse wordt gevraagd de taken van de boekhouding te omschrijven, is zijn eerste reflex de Constitutie en de Kerkorde te raadplegen “waarin niet veel over dit onderwerp wordt gezegd. In het algemeen moet de dienst voldoen aan de behoeften van de VPKB, namelijk de boekhouding op orde houden en de geldzaken beheren. ».

Men zal begrepen hebben dat de financiën min of meer het gehele functioneren van de Kerk betreffen. Daarom betrekt de voorzitter de nationale penningmeester systematisch bij alle kwesties die met financiën te maken hebben, een werkwijze die hem in staat stelt op te treden als toezichthouder, wat nodig is voor elke langetermijnvisie.

Ook de opdracht van de boekhoudkundige dienst is goed afgebakend, zodat men steeds het juiste doel voor ogen heeft. De boekhoudafdeling is verantwoordelijk voor:

– dagelijkse werkingskosten – pensioenen, verwerking van onkostennota’s, huur van zalen voor de Synodevergadering;

– het beheer van het patrimonium van de nationale vzw’s[2] – onroerendgoedbelasting, verzekeringen, belastingen op het vermogen;

– het beheer van verzekeringen van personen – voor predikanten, werknemers en vrijwilligers;

– contacten en antwoorden op vragen van de gemeenten (meestal via hun penningmeester);

– en vooral, elk jaar, de opmaak van de (nationale) begroting van de VPKB, het document B2, waarin de financiële inkomsten en uitgaven zijn opgenomen – dit houdt ook in dat ervoor moet worden gezorgd dat de gemeenten hun bijdragen leveren;

– de “ARPEE”-dossiers: naast het toezicht op de rekeningen en begrotingen moeten bepaalde officiële verzoeken van gemeenten verplicht via de ARPEE lopen, voornamelijk dossiers waarin om erkenning van een gemeente wordt verzocht of om de wijziging van de gebiedsomschrijving.

 

In het document B2, de jaarlijkse nationale begroting, worden de uitgaven van de VPKB vastgesteld

“Er zij op gewezen dat ruim de helft uitgaven in B2 (iets meer dan 50%), naar liefdadigheid gaat. Dat ziet onze Kerk als haar plicht. “Als de streefcijfers zouden worden verlaagd, zijn het de solidariteitsuitgaven die daaronder zouden lijden.

Zo wordt elk jaar niet minder dan 90.000 euro betaald aan de Commissie Kerk en Wereld.

De andere helft, iets minder dan 50%, zijn voor werkingskosten. Het gaat om pensioenen en aanvullende wedden, de onkostenvergoedingen van de leden van de verschillende commissies, …

 

Voor de opmaak van de begroting wordt elk jaar een welomschreven aanpak gevolgd

Het jaar van de boekhoudkundige dienst wordt in grotendeels bepaald door de begroting (document B2), de ware hoeksteen van de financiën van de VPKB.

– Eind maart worden de rekeningen van de vzw’s van het voorgaande jaar afgesloten.

– Deze worden voorgelegd aan de Synodale Raad en vervolgens in juni goedgekeurd door de Algemene Vergaderingen.

– de nationale penningmeester stelt de begroting voor het volgende jaar (B2) voor aan de Synodale Raad in de maand mei. Dit kan dan worden opgenomen in de synodedocumenten ter goedkeuring door de Synodevergadering.

– Vanaf de maand juni kan de dienst zich volledig wijden aan het dagelijks beheer van de Kerk; de analyse en de opvolging van de wetgeving nemen het grootste deel van de tijd in beslag; ….. behalve de ontvangst en het beheer van de begrotingen van de gemeenten, die van juli tot september ter goedkeuring aan de ARPEE worden voorgelegd, en het bijhouden van de boekhouding door Micheline Tshilemb, want tijdens de vakantie blijven de boekhoudkundige documenten binnenkomen.

Drie personen, Xavier Moser, Ferdinand Dehousse en Christophe Luyten, buigen zich ook over vragen in verband met wetgeving; men denke bijvoorbeeld aan de GDPR (Algemene Verordening Gegevensbescherming) of de UBO (Ultimate Beneficial Owners of de ‘Uiteindelijk Begunstigden’).

– op de Synodevergadering in november wordt de begroting door de aanwezige vertegenwoordigers besproken en in stemming gebracht; de begroting verplicht elk district en elke gemeente er in feite toe hun engagementen na te komen

[1] Het gaat hier om de werkingskosten. Zo worden de salarissen van de bedienaars van de erediensten door de staat gefinancierd en krijgen de gemeenten voor hun werkingskosten regelmatig financiële steun van de burgerlijke overheid.

[2] Deze vzw’s komen overeen met de verschillende kerken die zijn gefuseerd tot VPKB. Elk van deze kerken heeft zijn eigen patrimonium meegebracht, dat nog steeds in de oorspronkelijke vzw’s zit. De rekeningen van de VPKB worden aldus verdeeld over de oorspronkelijke vzw’s en over Uniprobel, de algemene vzw van de VPKB.

Beelden : Ferdinand Dehousse, Xavier Moser, Micheline Tshilemb

 

 

 

 

 

 

 

Nieuwigheden en updates kan u hier terugvinden :  https://nl.protestant.link/

Beeld : pixabay

arrow